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Abril 30/99

Francisco Román
Director General. Microsoft Ibérica
froman@microsoft.com

La forma en la que una compañía acceda, gestione y use la información, en todos sus formatos y maneras, puede ser el factor que determine su éxito o fracaso. Las empresas están descubriendo que Internet se está convirtiendo en un modo muy apropiado para intercambiar dicha información a todos los niveles entre sus empleados, socios y clientes. Internet, por tanto, es y continuará siendo el sustrato sobre el que las organizaciones construyen sus sistemas de información.

Mediante Internet vamos a poder reunir la información útil existente dentro y fuera de una organización y crear un nuevo tipo de inteligencia corporativa. Una inteligencia alimentada con información actualizada, correcta y útil. Cuando los sistemas de información proporcionan este tipo de resultado, se denominan Sistema Nervioso Digital.

¿Qué es y para qué sirve –es decir qué beneficios puede ofrecerme- un Sistema Nervioso Digital? ¿Cómo saber si dispongo de un verdadero Sistema Nervioso Digital en mi empresa? ¿Cómo puedo construir uno? Estas son las preguntas que tratamos de resolver en este artículo.

¿Qué es? ¿Qué beneficios me ofrece?

La forma en la que su compañía gestione y use la información puede ser el factor que determine su éxito o fracaso. Y cómo gestione esta información depende de la tecnología que Vd. Use. Hoy, Vd. puede reunir las mejores ideas existentes a lo largo de toda su organización y crear un nuevo tipo de inteligencia corporativa. Una inteligencia alimentada con información actualizada, correcta y útil.

Cuando sus sistemas tecnológicos proporcionan este tipo de resultado, nosotros lo denominamos un Sistema Nervioso Digital. Un Sistema Nervioso Digital se basa en PCs interconectados y software integrado que conjuntamente permiten que la información fluya rápida y precisa. Ayuda a cada persona integrante de su organización a actuar más rápidamente y a tomar mejores decisiones. Prepara a su compañía para reaccionar ante los acontecimientos imprevistos. Le permite acercar su empresa a sus clientes. Le permite, en definitiva, centrarse en su negocio, no en la tecnología.

Crear un verdadero Sistema Nervioso Digital requiere tiempo, decisión e imaginación. No es algo que cualquier compañía pueda conseguir. Pero aquellas que lo alcancen conseguirán una gran ventaja competitiva sobre aquellos que no. Todos los beneficios que un Sistema Nervioso Digital proporciona se pueden resumir en esta gran idea: un Sistema Nervioso Digital le puede proporcionar una ventaja competitiva.

Un Sistema Nervioso Digital hace a su compañía más ágil. Puede reducir el tiempo necesario para realizar sus actividades de negocio rutinarias, puede evitarle quedarse atascado en los detalles y no alcanzar los objetivos verdaderamente importantes.

Pongamos un ejemplo. Su compañía tiene distintas oficinas y departamentos muy dispersos. ¿Pueden todos sus empleados trabajar juntos como si se encontraran en una misma habitación? ¿La creación de sus presupuestos tarde semanas o meses? Cuando un departamento toma una decisión ¿pueden los demás departamentos ajustar rápidamente sus procesos a la nueva situación?

Marketing decide lanzar una promoción ¿están preparados los departamentos de compras, fabricación, atención al cliente para gestionar adecuadamente el incremento de ventas consecuente? ¿Tienen sus empleados los recursos informáticos necesarios para optimizar su trabajo diario? Todas las empresas se pueden beneficiar de tener las operaciones y procesos más eficientes posibles. Aquí es donde siempre ha estado la promesa de la tecnología. Con un Sistema Nervioso Digital esta promesa puede alcanzarse por fin.

Un Sistema Nervioso Digital prepara a su compañía para lo imprevisto. Proporciona toda la información que Vd. necesita para resolver de forma inteligente una situación imprevista. Le permite reasignar las prioridades, las personas y los procesos rápidamente, evitando las amenazas y aprovechando cualquier oportunidad oculta. Por ejemplo, imagine que su principal competidor acaba de bajar los precios un 10%. Uno de sus comerciales está ahora mismo realizando una visita a un cliente ¿cómo encontrar la mejor respuesta? Para ello, su Director de Ventas abre una discusión on-line con ventas, fábrica, marketing y financiero.Conjuntamente, estos grupos revisan sus costes, su oferta de productos, fechas de entrega y tratan de darse cuenta de qué ha hecho su competidor para poder bajar los precios un diez por ciento.

En lugar de simplemente rebajar el precio, ustedes deciden enfocarlo dando más valor por el mismo precio. Su comercial vuelve a la mesa de negociación y consigue ganar la operación. Todos los grupos involucrados saben qué hacer cuando el pedido del cliente llegue. Con un Sistema Nervioso Digital Vd. puede reaccionar rápida y efectivamente ante cualquier reto u oportunidad que el mercado le ofrezca. Es muy sencillo. Tener la información que necesita tener, cuando Vd. necesita tenerla, le da una verdadera ventaja competitiva.

Un Sistema Nervioso Digital le asegura disponer de la información más actualizada y exacta, donde Vd. la necesita y cuando Vd. la necesita. Su compañía será capaz de mezclar información e inteligencia para tomar las decisiones adecuadas.

Imagine que Vd. vende ropa. Necesita saber qué se vende: color, talla, proveedor, etc. Dónde se vende, cuándo se vende. Vd. necesita conocer qué moda está imponiéndose en Londres o París. De esas modas, ¿cuál se ha impuesto en España? Vd. necesita convertir esos detalles en información sobre la que actuar.

Esta información impacta en todos y cada uno de los rincones de su empresa: ¿Qué fabricar? ¿Cuándo hacerlo? ¿Qué proveedor utilizar? ¿Cuánto debo pedir a este proveedor? También impactará en sus ventas y logística. Cuidado con fabricar el producto adecuado pero fabricar demasiado; o enviarlo al lugar erróneo.

Tomar las decisiones correctas es fundamental para el éxito de su empresa. Aquellas que disponen de un Sistema Nervioso Digital tienen probabilidades mucho mayores de hacerlo aprovechando un flujo de información rápido, comprensible y correcto.

Un Sistema Nervioso Digital le permite ir más allá de su propia organización: acercándose a sus clientes y trabajando mejor con otras empresas proveedoras, asociadas, etc.Una empresa con un Sistema Nervioso Digital tiene la capacidad de actuar en sintonía con las necesidades de sus clientes. Imagine que Vd. viaja habitualmente entre Barcelona y Nueva York.

Ahora imagínese cómo sería su viaje si todos y cada uno de los empleados de la compañía con la que vuela –al comprar el billete, al facturar su equipaje, durante el vuelo- conocieran sus preferencias. Que a Vd. le gustan los vuelos madrugadores, viajar en ventanilla, necesita una dieta sin azúcar o que no le gusta ver películas durante el vuelo.

Cada empleado con el que se encontrara sería capaz de tratarle como Vd. se merece, de una manera personalizada, porque tienen toda la información que necesitan para hacerlo. Vd. se sentirá valorado y valorará a esa compañía. Y probablemente se lo diga a sus compañeros de trabajo, a sus amigos …Ahora piense que Vd. es la compañía aérea. Piense en la ventaja que esa calidad en la atención al cliente le proporcionaría.

La informática es una herramienta que debe ayudarle a realizar su trabajo, no un fin en sí misma. Un Sistema Nervioso Digital es fácil de usar porque se construye sobre elementos que funcionan conjuntamente de una forma familiar. Su personal no tiene que gastar una parte importante de su tiempo intentando hacer funcionar los distintos sistemas. Las nuevas funcionalidades son fáciles de aprender. Su empresa puede centrarse más en los resultados, en lugar de en las herramientas que le permitan lograrlos.En lugar de construir barreras entre las distintas partes de su empresa, los sistemas de información aúnan los diferentes grupos en un entorno unificado.

Por ejemplo, imagine que Vd. está trabajando en un proyecto para el que necesita recoger información de distintos grupos de su empresa ¿Le es fácil conseguirla? ¿Sus sistemas le obligan a conocer dónde está físicamente cada pieza de información? ¿Puede Vd. ejecutar una simple búsqueda y encontrar toda la información independientemente de dónde esté situada? ¿Puede incorporar fácilmente más información proveniente de Internet? Imagine que tiene que compartir un documento con compañeros del trabajo ¿Le es difícil abrir un documento adjunto a un correo electrónico? ¿Y si ahora quiere compartirlo con alguien que está fuera de su empresa? ¿Y si quiere aprender una nueva aplicación para realizar alguna de estas funciones? ¿Todo lo que ya aprendió en el pasado le ayudará, o tiene que empezar casi desde cero?

Los componentes de un Sistema Nervioso Digital permiten que las personas dediquen menos tiempo a aprender cómo usar la tecnología y más a realizar su trabajo. ¿Cómo saber si dispongo de un verdadero Sistema Nervioso Digital en mi empresa? Simplemente hágase a Vd. mismo estas preguntas:

¿Usa formularios en papel en su empresa?

¿Hasta dónde llega su memoria empresarial?

¿Los directivos de su empresa tienen la misma información que el presidente?

¿Puede encontrar fácilmente toda la información relativa a un cliente?

Las empresas con las que colabora ¿son parte de su sistema informático?

¿Está interconectado con sus clientes?

Ahora está Vd. en condiciones de decidir si tiene o no un Sistema Nervioso Digital en su empresa y de tomar la decisión de dotar a su empresa de un verdadero Sistema Nervioso Digital.

¿Qué necesito para construir un Sistema Nervioso Digital?

Un Sistema Nervioso Digital se construye sobre estos seis principios: informática basada en arquitectura PC, toda la información en formato digital, correo electrónico universal, conectividad total, herramientas de productividad para el usuario y aplicaciones de negocio integradas.

En cualquier caso, el Sistema Nervioso Digital es más que la simple suma de las partes. Es cómo éstas trabajan juntas y como se integran unas con otras.

Este es el papel de cada uno de los componentes:

Desde su nacimiento, la industria PC ha sido tremendamente abierta. La competencia ha motivado la innovación, consiguiendo máquinas cada día más potentes y baratas. El PC se ha convertido en la herramienta estándar de trabajo, con una variedad de dispositivos que van desde los PCs de mano hasta los grandes clusters de servidores. Esta gran diversidad permite que las empresas pueden resolver sus necesidades específicas eligiendo la combinación adecuada de hardware y software de una ingente lista de opciones.

La flexibilidad de la arquitectura PC permite adaptarse al crecimiento y al cambio de una forma rápida y barata. El modelo PC ofrece la combinación óptima de precio, flexibilidad y rendimiento a las empresas. Ésta combinación única es la responsable de la universalización del PC.

Hoy en día la mayoría de los profesionales asumen que en un nuevo trabajo tendrán un PC, igual que asumen que tendrán una mesa y un teléfono. Las personas dotadas del hardware y software actualizado están capacitadas para trabajar mejor, más rápido y con nuevos tipos de información. Pueden acceder a Internet y encontrar la información que necesitan, usar contenidos multimedia (audio, vídeo…) Muy pronto una nueva generación de PCs serán capaces de nuevas funcionalidades avanzadas, como interactuar con los usuarios mediante el uso de lenguaje natural o de la voz.

Y con los avances en gestión de redes, estos PCs son y serán más fáciles de mantener, tal vez desde servidores centralizados. También serán más baratos de mantener. Igualmente, con servidores basados en PCs, podemos construir redes que pueden rápida y fácilmente crecer para adaptarse a nuevas necesidades u oportunidades, sin necesidad de pensar en cambiar o desechar complejos sistemas informáticos completos.

En resumen, el uso universal de PCs cada día más baratos y potentes proporciona la base que hace un Sistema Nervioso Digital posible.

Una premisa fundamental de un Sistema Nervioso Digital es que toda la información tiene que estar disponible en formato digital. En otras palabras, no hay nada disponible en papel que no lo esté también en formato digital. Puede parecer obvio, pero es un concepto esencial. La información digital es más eficiente de crear y mantener. En lugar de crear la misma información múltiples veces, cada elemento es creado una única vez. Las palabras y los números escritos en un papel están muertos, Vd. no puede hacer nada con ellos. En un formato digital la información está viva: puede ser analizada, buscada, actualizada y compartida.

Los PCs comenzaron a hacerse populares porque permitían aumentar la productividad de las personas. Pero raramente una única persona realiza una función de forma aislada. El reto ha sido aumentar la productividad de la empresa de forma global haciendo que sea fácil trabajar de forma conjunta en un entorno PC. Disponer de la infraestructura de mensajería y colaboración adecuada es imprescindible para ello.

Con estos recursos, las personas pueden trabajar de la misma forma dentro de un documento que dentro de un grupo de personas. Al tener siempre disponible el correo electrónico los miembros de un equipo pueden fácilmente responder al quehacer diario en tiempo real. Las personas de los distintos departamentos -y de cualquier parte del mundo- pueden trabajar juntas para conseguir un mismo objetivo sin interrumpir por ello otras tareas en marcha. La plataforma de mensajería adecuada hace más simple la construcción de sistemas de flujos de trabajo integrados con el resto de la infraestructura informática de su empresa.

Una vez que cada persona de su empresa es un usuario del correo electrónico, será fácil mantener a todos con la información más actualizada, no importa lo rápido que evolucione su negocio. Los empleados podrán afrontar las amenazas y oportunidades con un nivel de rapidez, eficacia y creatividad que es imposible de alcanzar con el tradicional sistema de papel, teléfono y reuniones que no acaban nunca.

Esta rapidez y creatividad favorecida por el correo electrónico universal le proporcionará otro beneficio adicional. Permitiendo a cualquiera comunicarse inmediatamente con cualquier otra persona de la empresa, contribuirá a eliminar algunas de las barreras jerárquicas tradicionales.

Todo el mundo necesita estar conectado con todo el mundo. Además del correo electrónico ya mencionado, esto implica dos cosas: primero una red que interconecte todas los sistemas internos de la empresa y segundo, Internet, para conectar cualquier cosa y cualquier persona.
Además de proporcionar formas baratas y estandarizadas de conectarse, Internet también ha puesto cantidades ingentes de información valiosa –incluida información de su competencia- al alcance de su mano.

El software que forma parte del Sistema Nervioso Digital debe tener funcionalidad Internet incluida. De esta forma su empresa podrá extender sus sistemas de información a Internet y encontrar nuevas formas de trabajar con sus clientes y sus socios.

Herramientas de productividad de usuario

Según las personas empiezan a estar más interconectadas, se hace más imprescindible poder compartir información. Las herramientas de productividad deben permitir usar e intercambiar información de una forma natural. También deben permitir que las personas trabajen en un entorno predecible y consistente. Así, todas las inversiones en formación de nuestros empleados se podrán rentabilizar más fácilmente y Vd. sabe que cada persona sabe cómo usar su PC.

Más todavía, las herramientas ofimáticas pueden jugar un papel central a la hora de unificar todos los recursos informáticos de su empresa. Por ejemplo, un empleado puede sin problemas pasar de trabajar en un documento a navegar por Internet y desde aquí a acceder una base de datos corporativa independientemente de en qué sistema reside ésta. Cuanto más similar sea la forma de trabajar con estos distintos sistemas, menos tiempo y dinero gastará su empresa en formar y dar soporte a estas personas.

Aplicaciones de negocio integradas

La mayoría de las empresas necesitan aplicaciones específicas que permitan resolver funciones concretas; aplicaciones horizontales como la contabilidad y aplicaciones verticales como un sistema de gestión de fábrica.

Para integrarse dentro de su Sistema Nervioso Digital estas aplicaciones deben poder cumplir todos los principios mencionados hasta ahora. Si es así, la información que resida en estas aplicaciones será fácil de buscar, organizar y compartir.

Por ejemplo, una aplicación de recursos humanos puede usar el correo electrónico para coordinar los procesos de evaluación del personal; una aplicación de contabilidad puede conectarse con sus herramientas de productividad para facilitar el análisis financiero; un sistema de gestión de clientes se integrará con Internet para poder dar soporte en tiempo real a nuestros clientes.

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